Nebenkostenabrechnung aus der Hausgeldabrechnung erstellen (Schritt für Schritt)

Stand: 19.10.2026. Rechtsgrundlagen: BetrKV, BGB, WEG (gesetze-im-internet.de).

Die Hausgeldabrechnung bekommen Sie vom Verwalter. Die Nebenkostenabrechnung für den Mieter müssen Sie selbst erstellen. Hier die Schritte.

Schritt 1: Unterlagen sammeln

Sie brauchen:

• die Einzelabrechnung Ihrer Wohnung aus der Jahresabrechnung der Eigentümergemeinschaft,
• die Heizkostenabrechnung des Messdienstes (oft Teil der Hausgeldabrechnung),
• den Mietvertrag mit den vereinbarten Betriebskosten und dem Umlageschlüssel,
• die Zahlungen des Mieters (Vorauszahlungen) im Abrechnungszeitraum.

Die Jahresabrechnung stellt der Verwalter nach Ablauf des Kalenderjahres auf (§ 28 Abs. 2 Satz 2 WEG). Die Eigentümer beschließen anschließend über Nachschüsse und die Anpassung der Vorschüsse (§ 28 Abs. 2 Satz 1 WEG). Warten Sie nicht bis zum letzten Moment. Die Abrechnung an den Mieter hat eine feste Frist, siehe den Ratgeber Frist für die Nebenkostenabrechnung 2025.

Schritt 2: Mietvertrag prüfen

Prüfen Sie, welche Betriebskosten der Mieter nach dem Vertrag trägt (§ 556 Abs. 1 BGB) und nach welchem Schlüssel. Nur diese Kosten können Sie umlegen.

Schritt 3: Positionen übernehmen

Tragen Sie jede Position der Hausgeldabrechnung mit dem Betrag ein, der auf Ihre Wohnung entfällt, auch die nicht umlagefähigen. So bleibt die Abrechnung nachvollziehbar.

Schritt 4: Jeder Position eine Kostenart zuordnen

Ordnen Sie jede Position einer Nummer aus § 2 BetrKV zu. Was in keine Nummer passt oder zur Verwaltung oder Instandhaltung gehört, lassen Sie weg (§ 1 Abs. 2 BetrKV). Typische Kandidaten zum Streichen sind die Zuführung zur Erhaltungsrücklage, die Verwaltervergütung, Reparaturen und Bankgebühren. Details im Ratgeber Nicht umlagefähige Kosten in der Hausgeldabrechnung.

Gemischte Posten teilen Sie auf. Ein Hausmeister, der auch Reparaturen ausführt, ist nur insoweit umlagefähig, als es nicht um Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung oder Verwaltung geht (§ 2 Nr. 14 BetrKV). Der Anteil muss dann aus den Unterlagen nachvollziehbar sein.

Schritt 5: Heizkosten übernehmen

Nehmen Sie den Betrag aus der Heizkostenabrechnung des Messdienstes für Ihre Wohnung. Bei einem Mieterwechsel im Jahr ist nach § 9b HeizkostenV eine Zwischenablesung vorgesehen. Die Kosten werden dann auf Vor- und Nachmieter aufgeteilt. Gilt der Betrag schon nur für den Zeitraum Ihres Mieters, kürzen Sie ihn nicht noch einmal.

Schritt 6: Zeitanteil bei Mieterwechsel berechnen

Wohnt der Mieter nicht das ganze Jahr in der Wohnung, kürzen Sie die Kosten nach Tagen.

Formel: Betrag × Mietertage ÷ Tage des Abrechnungszeitraums.

Beide Randtage zählen mit. Zieht der Mieter am 01.04.2025 ein, sind es für 2025 genau 275 Tage (01.04. bis 31.12.). Das Jahr hat 365 Tage. Im Schaltjahr 2024 hat es 366 Tage.

Schritt 7: Vorauszahlungen abziehen

Zählen Sie alle Vorauszahlungen zusammen, die der Mieter im Abrechnungszeitraum geleistet hat. Ziehen Sie sie vom Mieteranteil ab. Ist das Ergebnis positiv, ist es eine Nachzahlung. Ist es negativ, ist es ein Guthaben des Mieters.

Rechenbeispiel

Abrechnungszeitraum 01.01.2025 bis 31.12.2025 (365 Tage). Der Mieter wohnt seit 01.04.2025 in der Wohnung (275 Tage). Die Vorauszahlung beträgt 110 € im Monat, also 9 × 110 € = 990 €.

Die Beträge sind frei erfunden und dienen nur zur Erklärung.

Schritt 8: Abrechnung aufbauen und zustellen

Das Gesetz schreibt den Aufbau der Abrechnung nicht im Einzelnen vor. Der Mieter soll sie aber nachvollziehen können. Eine übersichtliche Abrechnung enthält deshalb:

• Vermieter, Mieter und Mietobjekt,
• den Abrechnungszeitraum und den Zeitraum, in dem der Mieter dort gewohnt hat,
• jede umgelegte Kostenart mit Gesamtbetrag, Verteilerschlüssel und Anteil des Mieters,
• die Vorauszahlungen und das Ergebnis,
• einen Zahlungshinweis für eine Nachzahlung.

Auf Verlangen müssen Sie die Belege zeigen. Das dürfen Sie auch elektronisch tun (§ 556 Abs. 4 BGB). Der Mieter hat zwölf Monate ab Zugang Zeit für Einwendungen (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB).

Das Werkzeug auf der Startseite führt diese Schritte durch und erstellt daraus eine Vorschau Ihrer Abrechnung. Es ist eine Rechenhilfe. Prüfen Sie die Zuordnung selbst.

Häufige Fragen

Quellen

• § 556 BGB: Vereinbarungen über Betriebskosten
• § 2 BetrKV: Aufstellung der Betriebskosten
• § 1 BetrKV: Betriebskosten
• § 9b HeizkostenV: Kostenaufteilung bei Nutzerwechsel
• § 28 WEG: Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Vermögensbericht