Hausgeld-Umlegen

Hausgeldabrechnung kommt zu spät: Was gilt für die Frist der Nebenkostenabrechnung?

Stand: 19.10.2026. Rechtsgrundlagen: BetrKV, BGB, WEG (gesetze-im-internet.de).

Ohne Hausgeldabrechnung lässt sich die Nebenkostenabrechnung für den Mieter schwer erstellen. Trotzdem läuft die gesetzliche Frist weiter. Dieser Ratgeber erklärt, was das für Sie bedeutet und welche Schritte sinnvoll sind.

Die Frist läuft unabhängig vom Verwalter

Über die Vorauszahlungen für Betriebskosten ist jährlich abzurechnen. Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Danach ist die Geltendmachung einer Nachforderung ausgeschlossen, „es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten“ (§ 556 Abs. 3 Satz 2 und 3 BGB). Für das Jahr 2025 endet die Frist am 31.12.2026 (siehe Frist für die Nebenkostenabrechnung 2025).

Zu Teilabrechnungen ist der Vermieter nicht verpflichtet (§ 556 Abs. 3 Satz 4 BGB). Die Frist verlängert sich auch nicht dadurch, dass Sie auf Unterlagen warten.

Was der Bundesgerichtshof 2017 entschieden hat

Der Bundesgerichtshof hat die Frage für Eigentumswohnungen ausdrücklich entschieden (Urteil vom 25. Januar 2017, VIII ZR 249/15). Der Vermieter hatte die Betriebskosten für 2010 und 2011 erst Ende 2013 abgerechnet, nachdem die Eigentümer die Jahresabrechnungen beschlossen hatten. Ein früherer Verwalter hatte die Wohngeldabrechnungen nicht ordnungsgemäß erstellt. Die Nachforderungen für diese beiden Jahre scheiterten.

Der Senat hat drei Punkte festgehalten:

  1. Kein Beschluss nötig. Der Vermieter hat grundsätzlich auch dann innerhalb der Jahresfrist abzurechnen, wenn der Beschluss der Eigentümer über die Jahresabrechnung noch nicht vorliegt. Der Beschluss ist keine ungeschriebene Voraussetzung für die Abrechnung gegenüber dem Mieter.
  2. Der Verwalter ist kein Erfüllungsgehilfe. Sein Verschulden wird dem Vermieter nicht nach § 278 BGB zugerechnet, weil er mit der WEG-Jahresabrechnung seine eigene Aufgabe erfüllt und nicht die mietvertragliche Pflicht des Eigentümers.
  3. Eigene Bemühungen müssen Sie belegen. Will sich der Vermieter entlasten, muss er konkret darlegen, welche Bemühungen er unternommen hat, um eine rechtzeitige Abrechnung sicherzustellen. Der Kläger hatte nur vorgetragen, was die Gemeinschaft und die Hausverwaltung getan hatten. Es fehlte jeder Vortrag dazu, was er selbst veranlasst hatte, als erkennbar wurde, dass die Abrechnung nicht rechtzeitig kommt.

Der Fall hatte noch eine Besonderheit: Der Mietvertrag enthielt die handschriftliche Ergänzung, dass die Betriebskosten erst nach Genehmigung der Abrechnung in der Eigentümerversammlung abgerechnet werden. Diese Klausel galt als unwirksam, weil sie zum Nachteil des Mieters von § 556 Abs. 3 BGB abwich. Der Bundesgerichtshof ist davon ausgegangen, ohne dass die Revision das angegriffen hat. Das Verbot steht heute in § 556 Abs. 5 BGB.

Das Urteil nennt § 28 WEG in einer älteren Fassung. Die Jahresabrechnung ist heute in § 28 Abs. 2 WEG geregelt. Der Verwalter hat sie nach Ablauf des Kalenderjahres aufzustellen. Ob die Gerichte die Entscheidung unverändert fortführen, kann dieser Ratgeber nicht beurteilen. Planen Sie sicherheitshalber so, als gelte sie weiter.

Wie lange darf der Verwalter brauchen?

Das Gesetz nennt keine Frist für die Jahresabrechnung. Der Bundesgerichtshof erwähnt in den Gründen, dass sie nach der überwiegend vertretenen Auffassung in Rechtsprechung und Literatur in der Regel innerhalb von drei bis sechs Monaten nach Ablauf des Wirtschaftsjahres erstellt werden muss. Das ist keine gesetzliche Frist, aber ein Maßstab dafür, wann Sie nachhaken sollten.

Was Sie tun können

Das Berufungsgericht im damaligen Fall hielt es für zumutbar, den Verwalter rechtzeitig aufzufordern und erforderlichenfalls gerichtlich gegen ihn vorzugehen. Der Bundesgerichtshof hat die Verneinung der Entlastung bestätigt, weil jeder Vortrag zu eigenen Bemühungen fehlte. Welche Schritte im Einzelfall genügen, entscheiden die Gerichte. Sinnvoll ist:

  1. Früh und schriftlich anfordern. Fordern Sie die Abrechnung beim Verwalter mit Fristsetzung an, am besten per E-Mail oder Brief mit Nachweis. Heben Sie die Korrespondenz auf.
  2. Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen. Jeder Wohnungseigentümer kann Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen (§ 18 Abs. 4 WEG). Mit den Rechnungen und Einzelabrechnungen können Sie die Betriebskosten unter Umständen selbst zusammenstellen.
  3. Den Verwalter an seine Pflicht erinnern. Er hat die Jahresabrechnung nach Ablauf des Kalenderjahres aufzustellen (§ 28 Abs. 2 WEG). Jeder Wohnungseigentümer kann von der Gemeinschaft eine ordnungsmäßige Verwaltung verlangen (§ 18 Abs. 2 WEG).
  4. In der Gemeinschaft ansprechen. Die Eigentümer können den Verwalter jederzeit abberufen (§ 26 Abs. 3 WEG).
  5. Ohne Beschluss abrechnen. Wenn die Frist näher rückt, erstellen Sie die Abrechnung mit den Angaben, die Sie haben. Der Beschluss ist dafür nicht nötig. Die Heizkostenabrechnung des Messdienstes besorgen Sie parallel (siehe Heizkosten aus der Hausgeldabrechnung auf den Mieter umlegen).
  6. Beratung einholen, wenn eine Nachforderung größer ist oder die Frist nicht mehr zu halten ist.

Mit dem Werkzeug

Das Werkzeug auf der Startseite rechnet mit den Beträgen, die Sie eingeben, und zeigt die Frist zu Ihrem Abrechnungszeitraum an. Die Schritte aus dieser Liste ersetzt es nicht. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie unter Nebenkostenabrechnung aus der Hausgeldabrechnung erstellen.

Häufige Fragen

Verlängert sich die Frist, wenn die Hausgeldabrechnung spät kommt?

Nein. Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Nach Fristablauf ist eine Nachforderung des Vermieters ausgeschlossen, wenn er die Verspätung zu vertreten hat (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB).

Muss ich auf den Beschluss der Eigentümerversammlung warten?

Nein. Nach dem Urteil des Bundesgerichtshofs vom 25. Januar 2017 (VIII ZR 249/15) hat der Vermieter einer Eigentumswohnung grundsätzlich auch dann innerhalb der Jahresfrist abzurechnen, wenn der Beschluss über die Jahresabrechnung noch fehlt. Der Beschluss ist keine Voraussetzung für die Abrechnung gegenüber dem Mieter.

Wird mir ein Verschulden des Verwalters zugerechnet?

Nicht ohne Weiteres. Der Verwalter ist als solcher nicht Erfüllungsgehilfe des Vermieters für die mietrechtliche Abrechnung (BGH, VIII ZR 249/15, Leitsatz b). Der Vermieter muss aber darlegen, dass ihn kein eigenes Verschulden trifft, und dazu konkret seine Bemühungen schildern (Leitsatz c).

Darf ich im Mietvertrag vereinbaren, dass ich erst nach dem Beschluss abrechne?

Eine Vereinbarung, die den Mieter schlechter stellt als § 556 Abs. 3 BGB, ist unwirksam (§ 556 Abs. 5 BGB). Im Fall von 2017 ist auch der Bundesgerichtshof von der Unwirksamkeit einer solchen Klausel ausgegangen.

Quellen

Erstellen Sie Ihre Abrechnung mit dem Werkzeug auf der Startseite. Dieser Text ist allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung. Der Einzelfall hängt von Ihrem Mietvertrag ab.

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